Enwi, cychwyn a chymhwyso

1.–(1) Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Eiddo) (Cymru) 2009.

(2) Daw'r Rheoliadau hyn i rym saith niwrnod ar ôl y dyddiad y cânt eu gwneud.

(3) Dim ond o ran awdurdodau lleol yng Nghymru y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys.

Dehongli

2.–(1) Yn y Rheoliadau hyn ystyr "mynediad i gofnodion eiddo" ("access to property records") yw mynediad i gofnodion eiddo a roddir gan awdurdod lleol mewn unrhyw un neu rai o'r ffyrdd a ganlyn–

(a) caniatáu i berson archwilio neu chwilio cofnodion eiddo mewn man a ddynodwyd gan yr awdurdod ar gyfer gwneud hynny;

(b) caniatáu gwneud cofnodion eiddo, neu ddarparu copïau ohonynt; neu

(c) trosglwyddo cofnodion eiddo neu gopïau o'r cyfryw gofnodion yn electronig,

ac yn y Rheoliadau hyn mae'r ymadrodd "mynediad i gofnodion eiddo" i'w ddehongli'n unol â hynny.

(2) Yn y Rheoliadau hyn ystyr cyfeiriad at fod awdurdod lleol yn "ateb ymholiadau ynghylch eiddo" ("answering enquiries about a property") yw–

(a) bod yr awdurdod yn ateb unrhyw ymholiadau penodol, boed ar lafar neu'n ysgrifenedig, a wneir gan berson ynghylch eiddo neu gofnodion eiddo; neu

(b) bod yr awdurdod yn cyflawni unrhyw weithgareddau at ddibenion ateb y cyfryw ymholiadau.

(3) Yn y Rheoliadau hyn–

• ystyr "awdurdod lleol" ("local authority") yw cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol;

• ystyr "blwyddyn ariannol" ("financial year") yw cyfnod o ddeuddeng mis olynol yn dod i ben ar 31 Mawrth;

• mae "cais" ("request") yn cynnwys cais ysgrifenedig, llafar, electronig neu wedi ei awtomeiddio;

• mae "cofnodion eiddo" ("property records")–

  (a)

  yn cynnwys dogfennau, cofrestrau, ffeiliau ac archifau (sydd ar gadw ar unrhyw ffurf gan yr awdurdod lleol) sy'n ymwneud ag eiddo;

  (b)

  yn cynnwys gwybodaeth ynghylch eiddo sy'n deillio o'r cyfryw ddogfennau, cofrestrau, ffeiliau ac archifau; ond

  (c)

  heb fod yn cynnwys cofrestr pridiannau tir lleol a gedwir o dan adran 3(2) o Ddeddf Pridiannau Tir Lleol 1975(4);

• ystyr "eiddo" ("property") yw adeilad neu strwythur penodedig neu dir penodedig y mae cofnodion eiddo mewn perthynas ag ef ar gadw gan awdurdod lleol;

• ystyr "ffi fesul uned" ("unit charge") yw'r ffi a ddisgrifir yn rheoliad 6(2);

• ystyr "gwybodaeth statudol am ddim" ("free statutory information") yw gwybodaeth y mae'n ofynnol iddi gael ei darparu gan awdurdod lleol o dan ddeddfiad pan yw'r deddfiad hwnnw'n ddiamwys–

  (a)

  yn gwahardd awdurdod lleol rhag codi ffi am wneud hynny; neu

  (b)

  yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod ddarparu'r wybodaeth yn ddi-dâl; ac

• ystyr "trafodiad mewnol" ("internal transaction") yw caniatáu mynediad i gofnodion eiddo gan un o adrannau'r awdurdod lleol i un o adrannau eraill yr awdurdod hwnnw.

Dirymu a darpariaeth drosiannol

3.–(1) Yn ddarostyngedig i baragraff (3), dirymir o ran Cymru Reoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Tir) 1994(5).

(2) Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys pan fo'r canlynol yn dod i law awdurdod lleol–

(a) cais am fynediad i gofnodion eiddo; neu

(b) ymholiadau ynghylch eiddo,

ar neu ar ôl y dyddiad y daw'r Rheoliadau hyn i rym.

(3) Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Tir ) 1994 yn parhau i fod yn gymwys pan fo'r canlynol yn dod i law awdurdod lleol–

(a) cais am fynediad i gofnodion eiddo; neu

(b) ymholiadau ynghylch eiddo,

cyn y dyddiad y daw'r Rheoliadau hyn i rym.

Cwmpas rheoliadau 5 ac 8

4.–(1) Yn ddarostyngedig i baragraffau (2) a (3), mae rheoliadau 5 ac 8 yn gymwys o ran awdurdod lleol–

(a) caniatáu mynediad i gofnodion eiddo; neu

(b) ateb ymholiadau ynghylch eiddo,

p'un a yw'n gwneud hynny o dan bŵer sydd wedi ei greu neu ei osod gan unrhyw ddeddfiad neu'n gwneud hynny oherwydd bod arno ddyletswydd sydd wedi ei chreu neu ei gosod gan unrhyw ddeddfiad.

(2) Nid yw rheoliadau 5 ac 8 yn gymwys–

(a) i unrhyw beth y caiff awdurdod lleol neu y mae'n rhaid i awdurdod lleol orfodi neu godi ffi mewn cysylltiad ag ef heblaw o dan y Rheoliadau hyn; neu

(b) mewn cysylltiad â mynediad i wybodaeth statudol am ddim, ac eithrio i'r graddau bod awdurdod lleol yn darparu gwasanaeth sy'n atodol i'r gwasanaeth a ddisgrifir yn y deddfiad o dan sylw neu'n gysylltiedig ag ef.

(3) Nid yw rheoliadau 5 ac 8 yn gymwys mewn cysylltiad ag unrhyw beth a wneir tra bydd swyddogaeth a eithrir yn cael ei chyflawni(6).

Ffioedd mynediad i gofnodion eiddo

5.–(1) Mae'r rheoliad hwn yn gymwys pan fo awdurdod lleol yn caniatáu mynediad i gofnodion eiddo i berson (gan gynnwys i awdurdod lleol arall).

(2) Caiff yr awdurdod godi ffi ar y person hwnnw am ganiatáu'r cyfryw fynediad os yw'n codi neu'n bwriadu codi ffi fewnol (sy'n debyg i ffi) am drafodion mewnol.

(3) Rhaid cyfrifo'r ffioedd a'r ffioedd mewnol a godir o dan y rheoliad hwn yn unol â rheoliadau 6 a 7.

Cyfrifo ffioedd mynediad i gofnodion eiddo

6.–(1) Mae'r rheoliad hwn a rheoliad 7 yn darparu na fydd y ffioedd a'r ffioedd mewnol a godir o dan reoliad 5(2) yn fwy na'r costau a dynnir gan yr awdurdod lleol wrth iddo ganiatáu mynediad i gofnodion eiddo.

(2) Yn ddarostyngedig i baragraffau (3) a (4), rhaid i bob ffi neu ffi fewnol (y "ffi fesul uned") am fynediad i gofnodion eiddo yn ystod blwyddyn ariannol beidio â bod yn fwy na swm a gyfrifir–

(a) drwy rannu amcangyfrif rhesymol o gyfanswm tebygol y costau a dynnir gan yr awdurdod lleol wrth iddo ganiatáu mynediad i gofnodion eiddo (a gwneud trafodion mewnol) yn ystod y flwyddyn ariannol; â

(b) amcangyfrif rhesymol o nifer y ceisiadau am fynediad i gofnodion eiddo sy'n debygol o ddod i law (gan berson arall neu gan wahanol adrannau o'r awdurdod) dros yr un flwyddyn ariannol.

(3) Rhaid i awdurdod lleol gymryd pob cam rhesymol i sicrhau nad yw cyfanswm yr incwm sy'n deillio o'r cyfryw ffioedd a ffioedd mewnol dros unrhyw gyfnod o dair blynedd ariannol olynol (gan gynnwys incwm tybiedig sy'n deillio o drafodion mewnol) yn fwy na chyfanswm costau caniatáu mynediad i gofnodion eiddo.

(4) Os digwydd o dan baragraff (2) bod awdurdod lleol wedi goramcangyfrif neu amcangyfrif yn rhy isel gyfanswm y costau blynyddol, pan yw'n cyfrifo'r ffi fesul uned ar gyfer blwyddyn ariannol, rhaid iddo roi ystyriaeth i hyn pan fydd yn penderfynu'r ffi fesul uned ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol.

(5) Rhaid i swm pob ffi fesul uned a godir yn ystod blwyddyn ariannol fod yr un fath a rhaid ei gymhwyso ar delerau cyfartal, ni waeth p'un ai mewn perthynas â chaniatáu mynediad i gofnodion eiddo neu drafodion mewnol y caiff ei godi (er y caniateir codi ffioedd fesul amlunedau mewn cysylltiad ag amlgeisiadau am fynediad neu ag amldrafodion).

Dehongli costau o dan reoliadau 6(1) a 9

7.–(1) Yn rheoliadau 6(1) a 9, ystyr "costau" ("costs") yw unrhyw gostau a dynnir yn rhesymol gan yr awdurdod lleol (gan gynnwys costau cyflogau perthynol a chostau creu a chynnal a chadw cofnodion) mewn cysylltiad â chydymffurfio â chais am fynediad i gofnodion eiddo.

(2) Yn rheoliadau 6(1) a 9, nid yw "costau" ("costs") yn cynnwys–

(a) y cyfryw gostau ag y mae'r awdurdod lleol yn eu tynnu wrth ganiatáu mynediad i wybodaeth statudol am ddim; neu

(b) y cyfryw gostau ag y mae'r awdurdod yn eu tynnu ac y gellir eu priodoli'n uniongyrchol i gynnal a chadw gwybodaeth statudol am ddim.

Ffioedd gan awdurdodau lleol am ateb ymholiadau ynghylch eiddo

8.–(1) Yn ddarostyngedig i baragraff (2), caiff awdurdod lleol godi ffi ar berson (gan gynnwys awdurdod lleol arall) mewn cysylltiad ag ateb ymholiadau gan y person hwnnw ynghylch eiddo.

(2) O ran unrhyw ffi a godir o dan baragraff (1) caniateir ei chodi yn ôl disgresiwn yr awdurdod lleol ond rhaid iddo roi ystyriaeth i'r costau y mae'r awdurdod lleol yn eu tynnu wrth ateb ymholiadau ynghylch yr eiddo.

Tryloywder mewn perthynas â gosod ffioedd

9.–(1) Yn ystod pob blwyddyn ariannol, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi datganiad yn nodi–

(a) yr amcangyfrifon y mae'r awdurdod lleol wedi eu gwneud o dan reoliad 6(2) (amcangyfrifon o gyfanswm y costau ac amcangyfrifon o nifer y ceisiadau) mewn cysylltiad â'r ffi fesul uned ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol;

(b) sail yr amcangyfrifon hynny; ac

(c) swm y ffi fesul uned y mae'n ei argymell ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol.

(2) Mewn cysylltiad â phob blwyddyn ariannol, gan gychwyn â'r flwyddyn sy'n dod i ben ar 31 Mawrth 2010, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi erbyn 30 Mehefin yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol honno, grynodeb yn nodi–

(a) cyfanswm y costau a dynnir gan yr awdurdod wrth ganiatáu mynediad i gofnodion eiddo neu wrth gyflawni trafodion mewnol;

(b) nifer y ceisiadau y mae'r costau hynny'n gysylltiedig â hwy; ac

(c) cyfanswm incwm (neu incwm tybiedig) yr awdurdod sy'n deillio o ffioedd a ffioedd mewnol a godir o dan reoliad 5.

(3) Mewn cysylltiad â phob blwyddyn ariannol, yn cychwyn â'r flwyddyn sy'n dod i ben ar 31 Mawrth 2010, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi erbyn 30 Mehefin yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol honno, grynodeb yn nodi cyfanswm incwm yr awdurdod sy'n deillio o ffioedd a godir o dan reoliad 8 (ateb ymholiadau ynghylch eiddo).

(4) Rhaid i'r wybodaeth sydd i'w chyhoeddi o dan y rheoliad hwn gael ei chymeradwyo gan y person a chanddo gyfrifoldeb am weinyddu materion ariannol yr awdurdod lleol o dan adran 151 Deddf Llywodraeth Leol 1972(7).

Nodyn Esboniadol

(Nid yw'r nodyn hwn yn rhan o'r Rheoliadau)

Mae'r Rheoliadau hyn yn caniatáu i awdurdodau lleol godi ffioedd am wasanaethau a ddarperir mewn cysylltiad â chwiliadau eiddo, yn benodol "mynediad i gofnodion eiddo" ac "ateb ymholiadau ynghylch eiddo". Ymdrinnir yn rheoliad 2 â dehongli'r ddau ymadrodd, ynghyd ag ymadroddion perthnasol eraill.

Mae rheoliad 3 yn dirymu o ran eu cymhwyso i Gymru Reoliadau Awdurdodau Lleol (Ffioedd Chwiliadau Tir) 1994 ("Rheoliadau 1994"), ond mae'n gwneud darpariaeth drosiannol mewn cysylltiad â'r ffioedd sydd i'w codi gan awdurdodau lleol mewn cysylltiad â cheisiadau a ddaeth i law tra oedd y Rheoliadau hynny mewn grym. Dirymir Rheoliadau 1994 o ran eu cymhwyso i Loegr gan O.S. 2008/3248.

Mae rheoliad 4 yn darparu bod y trefniadau ar gyfer codi ffioedd a geir yn y Rheoliadau yn gymwys p'un ai o dan bwer y mae awdurdod lleol yn darparu'r gwasanaethau neu oherwydd bod arno ddyletswydd i'w darparu. Fodd bynnag, nid ydynt yn gymwys pan fo gan awdurdod lleol bwer arall i godi ffioedd neu pan fo dyletswydd arno i wneud hynny. Hefyd, nid ydynt yn gymwys mewn cysylltiad â mynediad i "wybodaeth statudol am ddim" (gweler rheoliad 2(3)).

Mae rheoliadau 5, 6 a 7 yn ymdrin â chyfrifo ffioedd am ganiatáu gan awdurdod lleol fynediad i gofnodion eiddo. Mae rheoliad 6 yn darparu bod yn rhaid i swm y ffioedd hyn beidio â bod yn fwy na swm costau caniatáu mynediad. Yn benodol, rhaid cyfrifo pob ffi a godir ("y ffi fesul uned") drwy rannu amcangyfrif o gyfanswm costau blynyddol darparu mynediad ag amcangyfrif o nifer y ceisiadau sydd i ddod i law y flwyddyn honno. Gan mai ar amcangyfrifon y seilir y ffi fesul uned, mae paragraffau (4) ac (5) yn darparu bod yn rhaid i awdurdod lleol, dros gyfnod o dair blynedd olynol, sicrhau nad yw cyfanswm yr incwm sy'n deillio o ffioedd yn fwy na chyfanswm costau'r awdurdod. At hynny, os yw awdurdod lleol wedi amcangyfrif yn rhy isel neu wedi goramcangyfrif cyfanswm y costau blynyddol a ddefnyddir i gyfrifo'r gost fesul uned, rhaid iddo roi ystyriaeth i hyn pan fydd yn penderfynu ar ffioedd y flwyddyn ddilynol. Mae rheoliad 7 yn darparu ar gyfer dehongli "costau".

Mae rheoliad 8 yn rhoi i awdurdod lleol y pwer i godi ffioedd mewn cysylltiad ag ateb ymholiadau ynghylch eiddo. Rhaid i'r ffioedd hyn gymryd i ystyriaeth y costau y mae'r awdurdod lleol yn eu tynnu wrth ateb ymholiadau.

Mae rheoliad 9 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol gyhoeddi bob blwyddyn wybodaeth benodol mewn cysylltiad â'r ffioedd a godir o dan y Rheoliadau hyn. Bob blwyddyn, rhaid i awdurdod lleol gyhoeddi gwybodaeth yn ymwneud â ffioedd fesul uned. At hynny, o 2010 ymlaen, rhaid i bob awdurdod lleol gyhoeddi crynodeb blynyddol o gyfanswm yr incwm a'r costau sy'n gysylltiedig â chaniatáu mynediad i gofnodion eiddo, a chrynodeb o gyfanswm yr incwm a geir o ateb ymholiadau. Rhaid i'r wybodaeth a gyhoeddir o dan reoliad 9 gael ei chymeradwyo gan y person a chanddo gyfrifoldeb dros faterion ariannol yr awdurdod.

Mae asesiad effaith rheoleiddiol wedi ei baratoi mewn cysylltiad â'r Rheoliadau hyn a gellir cael copi gan Llywodraeth Cynulliad Cymru, Y Gyfarwyddiaeth Dai, Rhyd-y-car, Merthyr Tudful, CF48 1UZ (ffôn 01685 729158).